| ○ | 各機関･部署の実務においては、廃棄の判断が不明瞭であるため、できる限り全て現物保存するというのが現状であろう。そうすると、廃棄基準のさらなる明確化によって逆に資料が失われてしまう懸念もある。改めて、保存期間や移管の方途、また廃棄の判断基準について、機関を超えた協議の積み重ねが重要となるだろう。
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| ○ | 実際の文書の廃棄に当たっては、今後の予算措置や、機密性の高い文書の適正な保全および処分方法について、統一的なガイドラインの提示が課題となってくる。
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| ○ | 教会の合併･解散時における文書の保全については、各教会の手続き関係ヘの配慮も要する問題であり、教務としては十分なサポートが出来難いのが現状であるが、相談窓口を一本化するといった対応も含め、今後さらに検討していきたい。
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| ○ | 文書類の受け入れに関わっては、現状、主に図書館と研究所という二つの窓口があるが、それに限らず、教内の各所に相談が寄せられた際に適切に対応できるよう、刊行物や物品は図書館、文書や記録類は研究所という責任分担について、全教への周知、および各機関の情報共有が肝要となる。
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| ○ | 教務文書の機密性や研究所と図書館の担当責任も踏まえた適正な対応が可能となるよう、今後、総務部を中心に内規の修正にも着手していく要があろう。
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| ○ | 放送センター等の関係諸機関、また各地の布教･教務センターにも、劣化が危ぶまれる文書や記録類が保管されている。そうした各機関の資料についても、今後の適正な保全へ向けた対応が望まれる。
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| ○ | 学院では、その創設以来、個人情報保護の観点から秘匿性の高い文書を多く保管してきているが、草創期や戦時下の資料など、歴史的に重要なものも含まれる。今後、研究所はじめ関係機関の協力を得つつ、その全容把握や保存環境の整備へ向けた動きをつけていきたい。
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| ○ | 今回は主に紙の文書管理が焦点となっているが、教話や講話の記録を含め、映像や音声といったデジタルコンテンツの保全と活用についても、今後の対応を協議していく必要がある。
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| ○ | 図書館ではこれまで、原則公開･活用に資するためデジタルコンテンツの収集と保全に努めてきたが、そこで培われたノウハウをもって、非公開のデジタル資料についても、研究所と協力しつつ収集･保管していく可能性を模索していきたい。
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| ○ | 本教教団の教政･教務は、その草創期以来文書主義を本来としており、その意味で音声記録等は副次的なものと言える。そうとして、現状その管理は各担当に委ねられており、さまざまなリスク回避や将来的な活用のためにも、教内各機関共通の管理基準を検討しておくことが必要であろう。
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| ○ | また、稟議等は、本来永久保存対象となる文書と考えられるが、そうした非現用の長期保存文書類の保全方途や、現状の管理状況の確認についても、今後の課題となる。このたびの懇談会が、そうした意味でも、教団全体の文書管理の適正化へ向けた促しとなることを期待している。
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本所はこれまでも教内資料の収集･管理を担ってきたが、あくまで個別的な対応に留まるものであり、網羅的かつ一元的な管理には至っていない。そのため、例えば教会の合併･解散時の文書廃棄や、秘匿性の高い文書の流出といった可能性を未然に防ぐためにも、信心の記録を未来へ確実に届けるための文書管理体制を、教内各機関と共に構想したい。
研究所の資料室では、資料の｢収集｣｢整理･保管｣｢運用｣という三つの主要業務を行っている。資料の収集は、現地調査によるものと、個人･教会･機関からの提供によるものがある。近年は、教庁や機関よりの定期的な移管に加え、各教区の布教史編纂委員会や、教会単位での資料の受け入れ依頼も増加傾向にある。